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Esistono software specializzati per l’invio di newsletter. Allo stesso modo, esistono sistemi di Crm per la gestione delle relazioni con i clienti reali o potenziali. Le due applicazioni, però, sono quasi sempre scollegate ed usate, al massimo, con passaggio di dati dal Crm alla newsletter. In questo articolo esiminiamo i vantaggi che invece si avrebbero dotandosi di un sistema di Crm capace di inviare, seppur con qualche limite, newsletter ai propri iscritti.

Caratteristiche principali di un sistema per l’invio di newsletter

Un sistema specializzato per la gestione delle newsletter comprende le seguenti funzioni:

• caricamento delle liste dei destinatari;
• possibilità di filtri per la selezione dei destinatari;
• redazione del template della email da inviare;
• connessione col mail server;
• pianificazione degli invii;
• report sugli errori;
• report sulle letture (non sempre);

In particolare, la redazione del template è tra i punti di forza. Si ha la possibilità di redigere testi puri o HTML, si possono inserire immagini, link e banner. Frequentemente i contenuti possono essere a vari livelli di approfondimento con link che consentono la navigazione tra le varie parti.

L’alimentazione del database della newsletter

L’alimentazione del db del sistema di gestione della newsletter avviene mediante caricamento di file di dati acquistati o provenienti dalle iscrizioni dei visitatori del sito. Il database è solitamente una struttura piatta contenente i nomi, elementi di profilazione, il consenso all’invio di materiale promozionale.

In alcuni casi il database è caricato volta per volta e ripulito per successivi invii o invii per newsletter diverse. A volte vi è l’associazione tra una particolare newsletter ed un determinato elenco di destinatari. Il supervisore ha la possibilità di creare sotto-insiemi mediante l’impostazione di query d’estrazione.

Caratteristiche principali di un sistema di Crm

Un’applicazione di Crm consente la gestione di tutte le relazioni che l’azienda ha con i propri clienti reali o potenziali.

In particolare, distinguiamo:

• informazioni amministrative per i clienti, dai sistemi gestionali;
• classificazioni commerciali e di settore per i clienti potenziali;
• riferimenti interni delle aziende;
• trattative in corso o chiuse;
• prodotti acquistati;
• concorrenti;
• attività intercorse o programmate in relazione ai clienti od ai prospect;
• comunicazioni.

Tra le funzioni presenti, spesso si hanno la possibilità di selezioni avanzate e l’estrazione dei nominativi su file di vario tipo.

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